Hotovostní nákupy podnikatele, výběry z bankomatu. Jak je zaúčtovat v účetnictví?

Přestože v dnešní přetechnizované době se většina obchodních transakcí uskutečňuje pomocí platebních karet nebo převodů prostřednictvím internet bankingu, existují nákupy, které musí podnikatelé realizovat v hotovosti. Co všechno by měl obsahovat platný daňový doklad potvrzující nákup v hotovosti?

Hotovostní platební styk lze charakterizovat i jako přesun hotovosti v rámci několika subjektů i bez nutnosti účasti bank. Patří zde přímé platby v hotovosti, realizované nejčastěji v obchodech, v bankách formou vkladu nebo výběru z účtu a pod. V hotovostním platebním styku jsou často využívanými doklady pásky z registračních pokladen, pokladní šeky, složenky a příjmové pokladní doklady.

Účetní doklady jsou originální písemnosti, které musí splňovat následující náležitosti:

Označení účetního dokladu
Pod označením účetního dokladu se rozumí jeho číslo. Každý účetní doklad musí mít své číslo, aby se dal podle něj vyhledat v účetnictví, a také kvůli komunikaci mezi obchodními partnery, aby bylo oběma stranám, jakož i nezainteresovaným osobám (kontroloři daňového úřadu, účetní) jasné, o který daňový doklad se jedná.

Obsah účetního případu a označení jeho účastníků
Pod obsahem účetního případu se rozumí popis operace, která se prostřednictvím tohoto dokladu provádí, např. fakturujeme vám za dodané zboží, fakturujeme vám za provedené služby, úhrada faktury, pronájem prostor ....
Účastníky jsou vždy dvě strany: dodavatel a odběratel nebo příjemce a plátce.

Peněžní částka, cena za měrnou jednotku, množství
Obsah účetního případu musí být vyjádřen nejen slovně, ale i množstvím a v jednotkové ceně, aby bylo oběma stranám jasné, co je předmětem dodávky nebo obchodní operace (ks, m, kg ...), počet těchto měrných jednotek a jednotková cena. Samozřejmě pokud se jedná o dodávku několika druhů zboží nebo více jednotek nějaké služby, musí být kromě jednotkové ceny na dokladu vyčíslena i celková částka dodávky.

Datum vyhotovení účetního dokladu
Datum vyhotovení dokladu je datum, kdy strana, která pořizuje daňový doklad, tento doklad skutečně vystaví.

Datum uskutečnění účetního případu
Datum uskutečnění účetního případu je datum, kdy se samotná transakce zboží nebo dodávka služeb mezi obchodními partnery opravdu uskutečnila.

V praxi se často stává, že smluvní strana požaduje, aby bylo na daňovém dokladu, kromě podpisů odpovědných osob i razítko. V naší platné legislativě žádný zákon nestanoví razítko jako povinnou součást daňového dokladu. Razítko je jen obchodní zvyklost. Jediný případ, kdy je třeba k podpisu připojit i otisk razítka je když má společnost uvedená v obchodním rejstříku, že úkon je platný pouze pokud odpovědné osoby připojí ke svým podpisům i otisk razítka.

Na hotovostní peněžní operace je často nutné předtím provést výběr z bankomatu nebo přímo z účtu v pobočce banky. Zde je třeba upozornit, že ke každému takovému výběru vydá bankomat nebo pobočka banky potvrzení o výběru hotovosti. Tento doklad je účetním dokladem pro zaúčtování hotovostní peněžní operace a přestože takový výběr je na druhé straně podložený snížením finančních prostředků z bankovního účtu na bankovním výpisu stvrzenka je podkladem k zaúčtování této transakce.