V případě, že se jedná o archivaci soukromých dokladů podnikatele nebo občana jako spotřebitele, doklady a pokladní bloky se uchovávají pro případnou reklamaci zboží, nebo služeb, buď ze strany spotřebitele, nebo ze strany prodávajícího. Takový doklad slouží nejen k doložení a potvrzení úhrady, ale i pro podnikatele v případě kontroly. Doklady při koupi zboží v obchodě, zaplacení spotřeby elektrické energie či plynu, nájemné a jiné podobné doklady o úhradách, se obecně doporučuje odkládat minimálně 3 roky. Po třech letech uplyne promlčecí doba a vymáhání úhrady po této době je soudní cestou snadno napadnutelné.
Archivaci účetních a daňových dokladů i obchodní korespondence, podmínky a lhůty určuje zákon.
Archivace účetních dokladů
Účetní písemnosti se uchovávají následovně:
- účetní závěrku a výroční zprávu - 10 let,
- mzdové listy nebo účetní písemnosti je nahrazující - 10 let,
- údaje z nich potřebné pro účely důchodového zabezpečení a nemocenského pojištění - 20 let,
- účetní doklady, účtové rozvrhy, účetní knihy, odpisový plán, seznamy účetních knih, inventurní soupisy - 5 let,
- projektově - programová dokumentace pro vedení účetnictví prostředky výpočetní a jiné techniky - 5 let po roce, ve kterém se naposledy použila,
- inventární karty HM kromě zásob nebo účetní písemnosti, které je nahrazují - 3 roky po vyřazení tohoto majetku, pokud se v této lhůtě provedla daňová revize nebo 1 rok po jejím provedení.
Účetní dokumentací jsou zejména účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy, účetní závěrka a výroční zpráva v rozsahu definovaném v zákoně o účetnictví a navazujících opatření ministerstva financí.
Rozeznáváme písemnou a technickou formu účetních záznamů. Za technickou formu se považuje účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje převedení do formy. Převedení do formy se vyžaduje při podpisovém záznamu. V případě provedení z písemné do technické formy musí být obsah nové podoby účetního záznamu shodný s původním.
Účetní záznam musí obsahovat označení účetního dokladu, obsah účetního dokladu, označení účastníků, peněžní částku, údaj o ceně, datum uskutečnění účetního případu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek a závazků, uchovávejte do konce účetního období po období, ve kterém došlo k inkasu nebo zaplacení. Ty, které se týkají daňového, správního, trestního, občanského soudního nebo jiného neuzavřeného řízení, je třeba uchovávat po celou dobu trvání a ještě rok po jejich dokončení.
Daňové doklady
Všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení DPH, jako například faktury, dohody o platbách, jízdenky hromadné dopravy osob, doklady vyhotovené elektronickými registračními pokladnami, se podle zákona o dani z přidané hodnoty vedou jako zvláštní záznamy podle jednotlivých zdaňovacích období o dodaném a přijatém zboží a službách a uchovávají se do konce kalendářního roku, ve kterém uplyne deset let od konce roku, kterého se týkají. Elektronicky vyhotovené faktury po dobu úschovy musí být čitelné a nesmí být měněny.
Účetní jednotka je povinna zajistit ochranu účetních dokladů proti ztrátě, odcizení, zničení nebo poškození. Účetní jednotka je také povinna zajistit ochranu použitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnými zásahy do nich, neoprávněným přístupem k nim, ztrátou nebo odcizením.
Účetní jednotka je povinna před svým zánikem nebo před ukončením podnikání nebo jiné výdělečné činnosti zabezpečit uchování účetních záznamů.
