Zásoby můžeme rozdělit na tyto základní druhy
a) nakoupené zásoby
nakoupený materiál
nakupované zboží
nakupovaná zvířata
b) zásoby vytvořené vlastní činností-vytvořené pro potřeby další výroby nebo jiné činnosti
vnitropodnikové zásoby
aktivované zásoby
c) ostatní zásoby
pořízené bezplatně
zjištěné jako majetek
vložené
Skladová evidence představuje účetnické, statistické a operativní záznamy o stavu a pohybu zásob ve skladech. Bez přesné evidence zásob není možná jejich kontrola, nelze přijímat včasná opatření na přísun chybějících zásob ani sledovat celkovou hospodárnost skladování. Způsob vedení skladové evidence je různý, závisí na velikosti podniku sortimentu a množství skladovaných výrobků, technického vybavení, ... Pokud nejsou přesné záznamy o zásobách, nedá se rozhodovat o jejich výši, rychlosti jejich obratu.
Postupy účtování stanovují, jakým způsobem je podnikatel účtující v soustavě jednoduchého nebo podvojného účetnictví povinen zaznamenávat v účetnictví pohyb výše uvedených zásob.
Zásoby v jednoduchém účetnictví
V jednoduchém účetnictví podnikatel eviduje všechny nakoupené zásoby v okamžiku jejich zaplacení jako výdaj ovlivňující základ daně, s členěním v peněžním deníku jako nákup materiálu nebo nákup zboží. Ke konci roku je povinen udělat fyzickou inventuru zásob a skutečně zjištěný stav uvést ve výkazu o majetku a závazcích.
Zásoby v podvojném účetnictví
V podvojném účetnictví je to trošku složitější, protože se podnikatel může rozhodnout mezi dvěma způsoby vedení evidence a účtování zásob. Někdy nemá na výběr, protože způsob vedení účtování zásob mu určuje přímo zákon.
Způsob A účtování zásob
Mohou jej používat všechny účetní jednotky, které postupují podle účtové osnovy a podle postupů účtování pro podnikatelské subjekty. Musí jej používat ty účetní jednotky, které mají povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem a musí zveřejňovat údaje z ní. Je přehledný, analytický, podrobný, zachycuje všechny pohyby zásob v ÚJ. Účtuje se na všech syntetických účtech příslušejících ke konkrétní zásobě.
Způsob B účtování zásob
Mohou jej používat pouze účetní jednotky, které nemusí mít účetní závěrku ověřenou auditorem a nemusí zveřejňovat údaje z ní. Účtuje se na rozvahovém učtu zásob. Na účtu zásob se účtuje pouze na začátku účetního období a pak všechny přírůstky účtujeme tak, jak by byly spotřebovány.
Úbytky se průběžně neúčtují na majetkových účtech. Při uzavírání účetních knih je třeba respektovat postup:
- převod počátečních stavů do spotřeby
- doúčtování stavu zjištěného inventurou na majetkové syntetické účty zásob ve prospěch nákladového účtu zásob
- zaúčtují se vzniklé inventarizační rozdíly.
Inventura
Způsob, při kterém podnikatel zjistí skutečný stav zásob se nazývá inventarizace. Skutečné stavy zásob se zjišťují:
- fyzickou inventurou,
- dokladovou,
- kombinací.
Úkoly inventarizace zásob jsou:
- ověření skutečného stavu s účetním,
- zjištění reálnosti ocenění zásob,
- zjištění doložení stavu zásob s účetními záznamy,
- zjištění podkladů pro účetní případy,
- zjištění a dokladování důvodů pro změnu metody oceňování zásob.
Při provedení inventarizace mohou vzniknout inventární rozdíly. Inventární rozdíly mohou být:
manko - skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a tento rozdíl nelze doložit účetním záznamem,
přebytek - skutečný stav je vyšší než v účetnictví a nelze jej doložit účetním záznamem,
škoda - fyzické znehodnocení (neodstranitelné poškození) zásob,
přirozený úbytek - technologické a technické ztráty vznikající např.. rozprášením v rámci technologických úbytků ve výrobním, zásobovacím a technologickém procesu.
Takto zjištěné stavy se zaznamenávají v inventurních soupisech, které musí obsahovat tyto údaje:
- obchodní jméno a sídlo účetní jednotky,
- místo uložení majetku,
- hmotně odpovědnou osobu,
- název majetku a jeho číselné označení,
- skutečný stav majetku v měrných jednotkách a v ocenění,
- skutečný stav závazků a čistého obchodního jmění,
- způsob zjišťování skutečných stavů, například přepočtem, převážením, přeměřením,
- den zahájení, datum ukončení inventury a den, ke kterému byla inventarizace provedena,
- jméno, příjmení a podpis osoby odpovědné za provedení inventarizace a osob odpovědných za zjištění skutečného stavu majetku,
- poznámky.
Inventarizace se může provádět nejméně jednou za dva roky, ale jen u hmotného majetku kromě zásob a peněz v hotovosti pokud to povaha majetku umožňuje. U ostatního hmotného majetku je třeba provést inventarizaci každý rok.
